Veelgestelde Vragen (FAQ)

    Hulp nodig of wil je meer weten over SolvCRM. We hebben de meest gestelde vragen alvast voor je beantwoord op deze pagina.

    Snel naar jouw brandende vraag

    Om het wat makkelijker te maken hebben wij onze veelgestelde vragen verdeeld. Vraag en antwoord voor geïnteresseerden en voor gebruikers. Mocht je een vraag missen is er altijd de mogelijkheid om contact op te nemen

    Vraag en Antwoord voor geïnteresseerden.

    Algemene vragen over SolvCRM

    • Wat is SolvCRM?
    • SolvCRM is een compleet bedrijfsmanagement-platform, ontwikkeld door Solvware BV, dat bedrijven helpt hun projecten, klanten en teams efficiënter te beheren. SolvCRM combineert de functionaliteiten van CRM en ERP software in een overal toegankelijke SaaS-oplossing.

    • Kan ik SolvCRM aanpassen aan mijn unieke bedrijfsprocessen?
    • Ja, SolvCRM biedt de optie om maatwerk functionaliteiten toe te voegen aan het standaard SolvCRM. Doordat SolvCRM een eigen ontwikkeling is van Solvware, een maatwerk softwareontwikkelaar, zijn we gespecialiseerd in het toepassen van software op maat. Zo kun je SolvCRM afstemmen op de unieke processen van jouw bedrijf.

    • Hoe veilig zijn mijn gegevens in SolvCRM
    • We nemen beveiliging zeer serieus. Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en er zijn meerdere beveiligingslagen om je data te beschermen. Daarnaast zijn we volledig GDPR-compliant, wat betekent dat we zorgvuldig omgaan met jouw privacy en de bescherming van persoonlijke gegevens.

    • Werkt SolvCRM ook op mobiele apparaten?
    • Absoluut! SolvCRM werkt perfect op smartphones en tablets, zodat je altijd toegang hebt tot jouw projecten en team, waar je ook bent. Of je nu de app gebruikt of je browser.

    • Is SolvCRM geschikt voor kleine bedrijven?
    • Ja, SolvCRM is ontworpen voor bedrijven van elke omvang en biedt oplossingen die flexibel genoeg zijn voor zowel kleine bedrijven als grotere ondernemingen. Behapbaar om mee te starten en gemakkelijk op te schalen wanneer jouw bedrijf groeit.

    • Hoe begin ik met SolvCRM?
    • Heb je de demo versie geprobeerd en wil je aan de slag met jouw SolvCRM? Neem dan hier contact op met een van onze vertegenwoordigers. Zij richten jouw SolvCRM omgeving in, waarna je meteen kunt starten.

      Afhankelijk van de afspraken kan een vertegenwoordiger je de eerste dagen begeleiden en wegwijs maken in het systeem, of jouw bestaande klantendatabase importeren. Vraag hiervoor naar de mogelijkheden.

    Prijzen

    • Wat is het verschil tussen de basis-, whitelabel- en maatwerklicenties?
    • De basislicentie biedt alle standaardfunctionaliteiten, de whitelabellicentie voegt branding toe met jouw eigen logo en kleuren, en de maatwerklicentie biedt mogelijkheden voor op maat gemaakte functionaliteiten.
    • Zijn er verborgen kosten bij de verschillende licenties?
    • Nee, alle prijzen zijn transparant. Eventuele extra kosten, zoals voor maatwerk, worden van tevoren duidelijk gecommuniceerd.
    • Zijn er beperkingen op het aantal gebruikers bij elk licentieplan?
    • Nee, in tegenstelling tot veel andere CRM pakketten bieden al onze licenties een ongelimiteerd aantal gebruikers, zodat jouw hele team kan samenwerken.
    • Kan ik SolvCRM eerst testen voordat ik een licentie aanschaf?
    • Ja, we bieden een DEMO omgeving aan waar je kunt rondklikken en het systeem kunt bekijken. 

    • Hoe werkt de facturatie voor maatwerk?
    • In het geval van maatwerk gaan we samen aan tafel om te kijken wat er nodig is. Maatwerk wordt in overleg gefactureerd op basis van de specifieke aanpassingen die jouw bedrijf nodig heeft.
    • Waarom is de whitelabel licentie het populairst?
    • De whitelabel licentie is populair omdat het bedrijven in staat stelt de software volledig aan te passen aan hun eigen merkstijl, waardoor ze een professionele uitstraling, merkconsistentie en een betere klantbeleving kunnen bieden zonder de kosten van het ontwikkelen van een eigen systeem.

    Maatwerk

    • Biedt SolvCRM maatwerkoplossingen voor specifieke bedrijfsbehoeften?
    • Ja, SolvCRM biedt maatwerkoplossingen die volledig kunnen worden aangepast aan jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Of je nu extra functionaliteiten nodig hebt, koppelingen met andere systemen wilt maken of het systeem wilt afstemmen op je eigen workflow, ons team kan aangepaste oplossingen ontwikkelen om SolvCRM naadloos in jouw bedrijfsprocessen te integreren.

    • Hoe kan ik een maatwerkfunctionaliteit aanvragen?
    • Je kunt een maatwerkfunctionaliteit aanvragen door contact op te nemen met ons supportteam via e-mail of telefoon. Samen bespreken we jouw wensen en behoeften, waarna ons ontwikkelingsteam een voorstel maakt. Na goedkeuring wordt het maatwerk gerealiseerd en geïntegreerd in jouw SolvCRM-omgeving.

    • Wat zijn de kosten en levertijden voor maatwerkontwikkeling?
    • De kosten en levertijden voor maatwerkontwikkeling variëren afhankelijk van de complexiteit en omvang van de aanpassingen die je nodig hebt. Na een uitgebreide bespreking van je wensen kunnen we een offerte opstellen met een tijdsindicatie. Over het algemeen streven we ernaar om maatwerk snel en efficiënt op te leveren, zodat je zo snel mogelijk kunt profiteren van de aanpassingen.

    • Kan ik zelf aanpassingen maken in mijn SolvCRM-omgeving?
    • Binnen SolvCRM heb je de mogelijkheid om verschillende instellingen en aanpassingen zelf te doen, zoals het personaliseren van dashboards, het instellen van gebruikersrechten, en het beheren van workflows. Voor diepgaandere aanpassingen of extra functionaliteiten raden we echter aan om contact op te nemen met ons maatwerkteam.

    • Hoe verloopt het proces voor de ontwikkeling van maatwerk?
    • Om jouw maatwerkproces op te starten ga je aan tafel met onze software architect Patrick Krijnen om jouw specifieke behoeften in kaart brengen. Patrick analyseert samen met jou de processen en de bijbehorende vereisten voor de software. Vervolgens maken we een voorstel, inclusief een planning en kostenraming. Zodra je akkoord gaat en de aanbetaling hebt voldaan, gaat ons ontwikkelingsteam aan de slag. We houden je op de hoogte van de voortgang en testen samen de nieuwe functionaliteit voordat deze live gaat in jouw SolvCRM-omgeving.

    • Kan maatwerk worden geïntegreerd met mijn bestaande tools en software?
    • Ja, maatwerk binnen SolvCRM kan worden geïntegreerd met je bestaande tools en software. Of je nu API-koppelingen, webhooks of andere integraties nodig hebt, ons team kan de benodigde aanpassingen maken om ervoor te zorgen dat SolvCRM probleemloos werkt met de tools die je al gebruikt.

    • Is er support beschikbaar voor maatwerkfunctionaliteiten?
    • Absoluut. Ons supportteam staat klaar om ondersteuning te bieden voor zowel standaardfunctionaliteiten als maatwerkoplossingen. Omdat maatwerk vaak extra werk en expertise vereist om systemen up-to-date te houden en er specifieke support voor te bieden, is de maatwerklicentie hoger geprijsd. Dit komt doordat maatwerkoplossingen unieke aanpassingen bevatten die zorgvuldig moeten worden onderhouden. Mocht je tegen problemen aanlopen of vragen hebben over je maatwerk, dan kun je altijd contact opnemen met ons supportteam voor snelle en deskundige hulp.

    Vraag en Antwoord voor gebruikers.

    Algemeen

    • Hoe kan ik mijn wachtwoord resetten?
    • Je kunt je wachtwoord eenvoudig resetten door op de inlogpagina te klikken op “Wachtwoord vergeten?”. Volg de instructies die je per e-mail ontvangt om een nieuw wachtwoord in te stellen. Zorg ervoor dat je een sterk wachtwoord kiest om je account optimaal te beveiligen.

    • Hoe kan ik de rechten en toegangsniveaus van gebruikers beheren?
    • Als beheerder kun je gebruikers verschillende rollen en toegangsniveaus toewijzen. Dit doe je via de gebruikersbeheeropties in SolvCRM. Je kunt instellen wie toegang heeft tot welke functionaliteiten en gegevens door een specifieke rol aan deze gebruikers toe te wijzen. Toegang per rol aanpassen? Ga hiervoor naar instellingen > toegangstoestemming > rollen

    • Hoe kan ik mijn eigen dashboard samenstellen?
    • Je kunt je dashboard volledig personaliseren door zelf te bepalen welke statistieken, grafieken en rapportages je wilt zien. Dit doe je door widgets toe te voegen en te ordenen op basis van wat voor jou belangrijk is. Klik bovenin je scherm op het dashboard icoon en kies voor “nieuw dashboard toevoegen”. Geef je nieuwe dashboard een naam en gebruik de drag-and-drop editor om eenvoudig jouw gewenste widgets te plaatsen.

    • Hoe kan ik SolvCRM integreren met andere software zoals e-mail of boekhoudprogramma's?
    • SolvCRM biedt verschillende integraties met populaire tools zoals e-mailplatforms (bijv. Outlook, Gmail) en boekhoudsoftware (bijv. Exact, Twinfield). Daarnaast is er een open API beschikbaar waarmee je maatwerkintegraties kunt maken voor je specifieke behoeften. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

    • Wat gebeurt er met mijn data als ik mijn abonnement beëindig?
    • Als je je abonnement opzegt, heb je nog 30 dagen toegang tot je gegevens om ze te exporteren. Na die periode worden je gegevens permanent verwijderd, tenzij je contact met ons opneemt voor een verlenging of specifieke dataretentie-afspraken

    Relatiebeheer

    • Hoe voeg ik nieuwe contacten toe aan SolvCRM?
    • Je kunt nieuwe contacten toevoegen door in het menu naar “Contacten” te gaan en vervolgens op “Nieuw contact” te klikken. Vul de benodigde gegevens in, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.  Zodra je op “Opslaan” klikt, wordt het contact toegevoegd aan je database.

    • Kan ik klantgroepen aanmaken voor betere segmentatie?
    • Ja, je kunt klantgroepen aanmaken om je contacten te segmenteren. Dit kan handig zijn voor het versturen van gerichte e-mailcampagnes of het organiseren van follow-ups per groep. Ga hiervoor naar instellingen > set-up > klantgroepen. Je kunt klanten aan groepen toewijzen op basis van criteria zoals branche, locatie, of klantstatus. De keuze is volledig vrij.

    • Hoe kan ik contactgegevens importeren en exporteren?
    • Om contactgegevens te importeren, ga je naar de optie “Importeren” in het contactbeheer. Volg de stappen om een CSV-bestand met je contactgegevens te uploaden. Download eventueel het voorbeeldbestand om te zorgen dat je alle nodige data correct importeert. Voor exporteren kies je de optie “Exporteren” en selecteer je het gewenste formaat, zoals CSV of Excel. Dit is handig als je je contacten wilt overzetten naar andere systemen of een back-up wilt maken.

    • Kan ik meerdere contactpersonen aan één bedrijf koppelen?
    • Ja, je kunt meerdere contactpersonen aan één bedrijf koppelen. Bij het toevoegen van een nieuw contact kun je het bedrijf selecteren waaraan het contact moet worden gekoppeld. Dit is vooral handig wanneer je meerdere beslissers of afdelingen binnen hetzelfde bedrijf hebt waarmee je moet communiceren. Geef met behulp van een vinkje eenvoudig aan welke contactpersoon primair is.

    • Hoe kan ik notities en documenten aan contacten toevoegen?
    • Ga naar het betreffende contact in je contactbeheer en je vindt een sectie voor notities en documenten. Hier kun je snel belangrijke informatie toevoegen die je wilt onthouden of documenten uploaden die aan het contact zijn gekoppeld, zoals contracten of offertes. Dit helpt je om alle communicatie en afspraken overzichtelijk bij te houden.

    Sales

    • Hoe voeg ik een nieuwe lead toe aan de verkoopfunnel?
    • Om een nieuwe lead toe te voegen, ga je naar het “Leads” en klik je op “Lead toevoegen”. Vul de naam en contactgegevens van de lead in, koppel een vertegenwoordiger en geef de bron op. Vervolgens kun je de lead in de juiste fase van je verkoop-funnel plaatsen. Vanaf dat moment kun je de voortgang van de deal volgen en erop acteren.

    • Hoe volg ik de status van mijn leads en hun voortgang in de funnel?
    • Je kunt de status van je leads volgen in het pijplijnoverzicht op het leads overzichtsbord. Hier zie je in welke fase elke lead zich bevindt, zoals “Onderhandelingen” of “Offerte verzonden”. Je kunt zelf de fases die passen bij jouw organisatie aanmaken in de instellingen. Door regelmatig naar je pijplijn te kijken, kun je beoordelen welke deals extra aandacht nodig hebben en waar je team zich op moet concentreren.

    • Waar pas ik de fases van de verkoopfunnel aan?
    • Je kunt het leads overzichtsbord volledig aanpassen aan jouw unieke verkoopfunnel. Het maakt niet uit of je 2 of 6 opvolgmomenten hebt, de fases zijn volledig aanpasbaar in de instellingen. Ga naar instellingen > set up > leads. Bewerk hier je leadstatussen en bronnen. Rangschik de verschillende fases eenvoudig door te slepen.

    • Hoe kan ik offertes aanmaken?
    • Je kunt offertes maken door onder “Verkoop” naar “Offertes” te gaan en op “Nieuwe offerte” te klikken. Vul de details van de offerte in, zoals de producten of diensten, prijzen en eventuele kortingen. Kies ook voor welk contact de offerte is, dit kan een bestaande klant of een lead zijn. Dit maakt het eenvoudig om bij te houden welke offertes in behandeling zijn en welke nog moeten worden goedgekeurd door de klant.

    Personeel (HR)

    • Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe?
    • Je kunt nieuwe personeelsleden toevoegen door naar het menu “Team” te gaan en op “Teamlid toevoegen” te klikken. Vul de persoonlijke gegevens van het personeelslid in, zoals naam, e-mailadres en functie binnen het bedrijf. Vervolgens kun je specifieke rechten en toegangsniveaus toewijzen door een rol te selecteren. Zodra het personeelslid is toegevoegd, ontvangt hij of zij een e-mail om in te loggen en aan de slag te gaan.

    • Kan ik rollen en rechten toewijzen aan teamleden?
    • Ja, je kunt voor elk teamlid aangepaste rollen en rechten instellen. Via instellingen > toegangstoestemming > rollen kun je per rol instellen welke toegangsniveaus er zijn tot verschillende delen van SolvCRM, zoals projecten, contacten of rapportages. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de informatie die voor hun functie relevant is, terwijl vertrouwelijke gegevens beschermd blijven. Om de rol van een medewerker te wijzigen ga je naar het profiel van de medewerker toe en kies je voor de tab ‘account instellingen’.

    • Waar pas ik de fases van de verkoopfunnel aan?
    • Om een oud-medewerker de toegang tot SolvCRM te ontzeggen, ga je naar het menu “Teamleden”. Zoek de gebruiker die je wilt verwijderen of deactiveren, en klik op het profiel van de betreffende medewerker. Hier kun je onder ‘Account instellingen’ de gebruiker deactiveren, waardoor hij of zij geen toegang meer heeft tot SolvCRM. Als alternatief kun je de gebruiker volledig verwijderen uit het systeem. Zorg er wel voor dat je alle taken inhoud uit het profiel eerst extern goed opslaat en de verantwoordelijkheden van de medewerker eerst overdraagt aan een ander teamlid.

    • Kan ik vakantiedagen en beschikbaarheid van personeel inzien en beheren?
    • Ja, je kunt de beschikbaarheid van je teamleden beheren door hun afwezigheden, zoals vakantiedagen, in te voeren in SolvCRM. Hierdoor kun je in de agenda zien wie er beschikbaar is en wanneer, wat handig is voor het plannen van taken en meetings. Zo voorkom je dat werk wordt toegewezen aan iemand die niet beschikbaar is. Daarnaast kun je je personeel hun verlof laten aanvragen via SolvCRM, waar de betreffende manager deze eenvoudig kan goed- of afkeuren.

    • Is er een optie voor prestatiebeheer of evaluaties binnen SolvCRM?
    • SolvCRM biedt geen specifieke functionaliteit voor prestatiebeheer of evaluaties, maar je kunt wel documenten en notities aan individuele teamleden koppelen om hun voortgang en dossier bij te houden. Daarnaast kun je rapportages maken van hun afgeronde taken en projectbijdragen, wat je kan helpen bij het evalueren van hun prestaties.

    • Kan ik een overzicht krijgen van alle taken en verantwoordelijkheden van een personeelslid?
    • Ja, je kunt per personeelslid een overzicht bekijken van alle taken, projecten en verantwoordelijkheden. Dit doe je door naar het profiel van het betreffende teamlid te gaan, waar je alle toegewezen taken en hun status kunt zien. Zo heb je altijd een goed beeld van de werkdruk en voortgang van ieder teamlid.

    • Hoe kan ik de interne communicatie tussen teamleden organiseren?
    • Binnen SolvCRM kun je interne communicatie stroomlijnen door notities en updates toe te voegen aan taken, projecten en contacten. Dit zorgt ervoor dat teamleden altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Daarnaast kun je taken toewijzen met duidelijke instructies, waardoor er minder losse communicatie nodig is. 

    Administratie

    • Hoe maak en verstuur ik facturen via SolvCRM?
    • Om een factuur te maken, ga je naar het menu “Facturatie” en klik je op “Nieuwe factuur”. Vul de benodigde informatie in, zoals klantgegevens, producten of diensten, prijzen en eventuele btw. Zodra de factuur klaar is, kun je deze direct via e-mail naar de klant sturen vanuit SolvCRM. 

    • Hoe verstuur ik automatische herinneringen naar mijn debiteuren?
    • SolvCRM biedt de mogelijkheid om automatische betalingsherinneringen in te stellen. Ga hiervoor naar instellingen > verkoop en vooruitzichten > facturen. Je kunt kiezen wanneer een herinnering wordt verstuurd, bijvoorbeeld enkele dagen voor of na de vervaldatum. Dit zorgt ervoor dat je klanten tijdig worden herinnerd aan openstaande betalingen.

    • Hoe houd ik bij welke facturen al betaald zijn?
    • In SolvCRM kun je eenvoudig bijhouden welke facturen al betaald zijn via het facturatieoverzicht. Hier zie je een lijst met alle facturen en hun status, zoals “Betaald”, “Openstaand” of “Vervallen”. Wanneer een factuur is betaald, kun je dit handmatig markeren door de betaling te registreren. Heb je een Mollie koppeling? Dan worden facturen die online betaald zijn automatisch geregistreerd als betaald. Daarnaast kun je in het overzicht filteren op betaalstatus, zodat je snel inzicht hebt in welke facturen nog openstaan of al zijn voldaan.

    • Kan ik een overzicht uitdraaien van al mijn debiteuren?
    • Ja, in SolvCRM kun je een overzicht genereren van al je debiteuren. Ga naar je facturen en filter op openstaand of verlopen. Je ziet nu een lijst van alle klanten met openstaande facturen, inclusief bedragen en vervaldatums. Door op de verschillende tabs te klikken kun je kiezen waarop je deze lijst sorteert; klanten, factuurdatum of bedrag.  Dit rapport kun je exporteren naar Excel of PDF, zodat je altijd een up-to-date overzicht hebt van wie nog moet betalen en welke facturen prioriteit hebben voor opvolging.

    • Kan ik SolvCRM koppelen met mijn boekhoudprogramma?
    • Ja, SolvCRM biedt integraties met populaire boekhoudsoftware. Exact is vrij verkrijgbaar, andere systemen zijn op aanvraag mogelijk. Hiermee worden facturen en betalingen automatisch gesynchroniseerd, zodat je boekhouding altijd up-to-date is zonder dat je handmatig gegevens hoeft over te zetten.

    • Hoe kan ik financiële rapportages en statistieken genereren?
    • Je kunt financiële rapportages genereren door naar het rapportagemenu te gaan en de optie “Financiële rapporten” te selecteren. Hier kun je overzichten maken van je facturen, inkomsten, en uitgaven over bepaalde periodes. Dit helpt je om inzicht te krijgen in je financiële prestaties en je cashflow beter te beheren. Voor rapportages over je financiën zijn ook handige widgets beschikbaar voor op je dashboard.

    • Hoe houd ik mijn kosten en uitgaven bij binnen SolvCRM?
    • Je kunt uitgaven registreren onder ‘Uitgaven’. Hier voer je details in van elke uitgave, zoals leveranciers, bedragen en data. Zo kun je altijd grip houden op eventuele uitgaven die je moet doorbelasten aan je klanten.

    Staat je vraag er toch niet bij?

    We hebben de meest gestelde vragen alvast voor je verzameld op deze pagina, zodat je snel een antwoord kunt vinden. Mocht je toch niet vinden wat je zoekt, neem gerust contact met ons op – we staan klaar om je te helpen!

    Heb je hulp nodig met jouw SolvCRM-omgeving? Dien dan een ticket in, zodat je vraag direct bij de juiste persoon terechtkomt voor een snelle oplossing.